+7(499)-938-42-58 Москва
+7(800)-333-37-98 Горячая линия

Уведомительное письмо пример

Содержание

Виды писем — классификация писем в делопроизводстве (образцы с пояснениями)

Уведомительное письмо пример

Передача информации посредством текстового сообщения издавна была популярна и необходима.

В современном мире существует несколько видов писем.

Рассмотрим специфику создания и содержания базовых типов посланий.

  • Виды писем делового назначения
  • Письма информационной направленности
  • Другие
  • Служебные ответные письма
  • Какие бывают письма на почте
  • Письмо как вид речевой деятельности
  • Письмо Деду Морозу

Виды писем делового назначения

Одно из ключевых мест применения переписки – деловая среда. Компании регулярно обмениваются сообщениями друг с другом и внутри фирмы.

К базовым критериям классификации деловых писем относятся:

  1. Территориальный признак – в рамках города, страны или пары государств.
  2. Способ доставки – бумажная корреспонденция, факс и использование электронной почты.
  3. Статус субъектов – общение между юридическими и физическими лицами.
  4. Количество получателей – один объект или группа лиц.
  5. Предмет общения – вопросы руководства, судебные разбирательства, личный обмен сведениями и другие.
  6. Уровень регламентации – формальные (со строгой структурой) и неформальные послания.

Допустимо выделение и иных критериев классификации. Они базируются на проблемах, целях и иерархии решаемых вопросов.

Письма информационной направленности

Если единственной задачей сообщения является необходимость передать определенные сведения, то послание называет информационным. В зависимости от типа данных, тексты бывают нескольких разновидностей. Рассмотрим ключевые виды информационных писем.

Письмо-извещение

Извещение направлено на то, чтобы сообщить важные сведения группе лиц.

Например, всех сотрудников информируют о том, что состоится корпоратив и на него приглашены все работники с супругами. Иногда извещение бывает повторным, оно носит характер нарочного исправленного текста.

Письмо-реклама

Рекламные сообщения на русском языке – это краткое описание преимуществ товара или услуги, побуждающее совершить покупку.

Иногда уставные послания информируют исключительно об акциях и скидках.

Письмо-сообщение

Подобного рода послания в большинстве случаев содержат официальную информацию, предназначенную для широкого круга получателей.

В качестве примеров допустимо отметить разъяснение новых нормативных актов, сведения о графике работы.

Письмо-уведомление

Уведомление предполагает необходимость оповестить о важной официальной информации широкую аудиторию.

Нередко сведения печатаются в СМИ или внутри корпоративных изданий.

Письмо-напоминание

В материале содержатся сведения об определенном обязательстве человека или о договоренности.

Пример – всем участникам конференции за день до мероприятия пришло сообщение о том, что начало сессии в двенадцать часов. Они знали об этом и раньше, это было лишь напоминанием.

Сопроводительное или письмо-разъяснение

Сопроводительное сообщение является дополнением к конкретному пакету материалов или файлу.

Например, человек отправляет руководству годовой отчет, состоящий из десяти файлов. Чтобы проверяющему лицу было проще, сотрудник дополняет отправку посланием, в котором кратко зафиксирована суть каждой части отчета.

Другие

Остальные виды информационных писем так или иначе связаны с описанными текстами. Они отражают сведения и не предполагают получение ответа на него, например, циркулярное письмо о передаче документов.

Письма-прошений и предложений

В отличие от информационных сообщений письма-просьбы и предложения предполагают получение ответа. Они, как правило, заканчиваются призывом к конкретному действию. Рассмотрим ключевые типы подобных текстов.

Письмо-заявка

Желание участвовать в чем-либо или запросить конкретный товар или услугу формируется в виде заявки. Например, организация планирует быть членом экспо выставки и отправляет соответствующее текст в организационный комитет.

Иным вариантом является заказ продуктов у поставщика. Письмо иногда предполагает ответ, иногда нет – зависит от договоренностей между сторонами и существующего регламента.

Письмо-заказ

Сообщение заказ чаще выступает как ответ на предложение. Наряду с этим может быть и инициативным.

Пример – организация нашла нового поставщика ресурсов и сформировала заказ на несколько наименований.

Письмо-приглашение

При необходимости осуществить явку людей на мероприятие рассылаются пригласительные. Они бывают общего характера и персонализированные.

Зачастую используются официальные бланки. Например, представителей филиалов приглашают на встречу в головном офисе посредством электронного текстового файла.

Письмо-просьба

Прошение о чем-либо формируется посредством сообщения-просьбы.

Призыв к действию – шаг или письменный ответ. Пример – просьба о прохождении собеседования на более высокую должность.

Письмо-предложение

Форма инициативного послания, в котором формируется конструктивное предложение от одного человека другому.

В качестве примера отметим вариант, при котором отдел маркетинга предлагает проведение акции в новогоднюю ночь для привлечения новых клиентов.

Письмо с запросом

В деловой среде часто применяется подобный текстовый формат.

Идея в том, что в ответном письме описывается конкретный ответ на заявку. Например, руководитель отдела делает запрос в кадровое подразделение, с целью выявить дату устройства сотрудника на работу.

Письмо с претензиями или требованиями

В случае несоблюдения одной стороной установленных обязательств, другая, как субъект переписки, вправе направить либо претензию – выражение недовольства, либо требование – запрос на выполнение условий сделки. Разрешение конфликтов связано с урегулированием подобных вопросов.

Письмо-требование

В требовании указывается призыв к ранее оговоренному действию, которое не было выполнено в установленный срок. В конце послания указываются возможные санкции.

В качестве примера допустимо отметить сообщение из банка своему кредитору, не внесшему оплату по договору.

Письмо-претензия

Данный формат – это своего рода жалоба на нарушение условий и указание на необходимость возмещения ущерба.

Например, недовольный клиент, который столкнулся с бракованной продукцией, просит компенсировать ему затраты и моральный ущерб.

Служебные ответные письма

Так как ряд отправляемых текстов предполагает ответ от получателя, в деловой среде были введены формы писем с согласием и отказом. Они применяются для запросов, предложений, просьб и ряда других текстов.

Письмо-отказ

Несогласие предполагает отказ от того, что указано в послании.

Пример – руководство компании решило не принимать предложение маркетингового отдела и отказало в разработке рекламной компании.

Письмо-согласие

Если организация заинтересована в участии в мероприятии или внедрении какой-либо технологии, она отвечает согласием.

Например, администрация фирмы поддержала идею присутствия на экономическом форуме и согласилась на приглашение.

Служебные письма с подтверждением, гарантией, обязательством

В крупных компаниях принят оборот корреспонденцией. В большинстве случаев бланки имеют стандартную форму. Рассмотрим ключевые примеры служебных записок.

Письмо-рекомендация

Рекомендации применяются в корпоративном мире для оценки характеристик физических и юридических лиц.

Это своего рода пиар объекта для других. В качестве примера можно отметить рекомендательное письмо сотруднику при увольнении.

Письмо-подтверждение

Подтверждение направляется в случае, когда требуется подтвердить получение каких-либо данных.

Например, компания отправила запрос на участие, оргкомитет ответил, что принял их заявку, и она находится на рассмотрении. Переписка — залог того, что обращение не потеряется. Часто такие сообщения отправляются автоматически при получении письма.

Письмо-гарантия

Формат предполагает предоставление сведений о наличии обязательств компании перед третьими лицами. Направляется как партнерам, так и потребителям товаров и услуг.

Пример – фирма-производитель отправляет гарантийные послания клиентам о том, что в случае брака они обязуются компенсировать затраты в двойном размере и запрос о согласовании условий.

Этикетные письма

Этикетные письма, как правило, также имеют стандартизированную форму и используются многократно для типовых ситуаций. В образец вставляются персональные данные получателя и дата. Они не так формализованы, как распорядительное, но тоже обладают структурой.

Благодарность

На особые заслуги перед компанией допустимо использование разных позитивных санкций. Самая простая – благодарственное письмо.

Например, за высокие показатели по обороту сотруднику отправили электронный текст, выразив словами признательность и обоснование благодарности.

Поздравление

Небольшого формата текстовый файл, включающий добрые слова и пожелания лицу, у которого торжественное событие.

Пример – секретарь руководителя регулярно рассылает поздравления с днем рождения сотрудникам предприятия от имени директора.

Извинение

Подобный вариант часто применяется в отношении клиентов руководством компании.

Пример – потребитель не удовлетворен качеством оказанных услуг и сообщил об этом отделу по работе с клиентами. В ответ на это уполномоченные сотрудники отправили извинение в письменной форме.

Соболезнование

Когда в семье человека случается несчастье, принято направлять тексты, выражающие соболезнование.

Применяется в случае смерти работника или кого-то из его родных.

Какие бывают письма на почте

Почтовая система существует несколько столетий. С ростом населения возрастало и количество направляемых сообщений. Сегодня большая часть корреспонденции переходит в открытую онлайн среду. Но по-прежнему актуальны разновидности текстовых посылов.

Простое

Стандартный вариант предполагает использование конверта, марок и фиксации сведений об отправителе и получателе.

Недостаток – шанс утери послания, поэтому не рекомендуется применять для отправки важных документов.

Заказное

Преимущество заказного письма в том, что отправитель получит извещение о том, когда объект его получит.

Формат более надежен, особенно, если бланк с информативным приложением.

Заказное с вручением

Самые важные материалы стоит передавать с заказным письмом с вручением.

Сотрудник будет обязан проконтролировать, что сообщение в конверте получил именно тот, кто должен, и не будет нарушен процесс делопроизводства.

Заказное с описью вложения

Если есть необходимость проконтролировать, чтобы ничто из сведений не потерялось, используется пояснительный текст с описью.

Сотрудник почты вместе с отправителем составляет два экземпляра, каждый из участников забирает себе по бланку.

Письмо как вид речевой деятельности

В двадцать первом веке письмо приобретает все большую роль в общении между людьми, вытесняя даже живое взаимодействие, в том числе и в бизнесе. Социальные сети служат одним из главных инструментов коммуникации.

Современные компании не могут работать без электронного обмена сведениями. Исходящее сообщение направляется и партнерам, и клиентам, и ведомствам.

Письмо Деду Морозу

Одной из традиционных форм текста является послание Деду Морозу, которое пишут дети. Особенность в отсутствии четкой структуры сообщения.

, как правило, связано с желаниями подарков. Особенностью является то, что оно не носит договорный характер и не привязано к конкретному стилю и пишется в свободной форме.

Сегодня существует множество разновидностей текстов. Ключевые отличия связаны с содержанием и структурой текстовых сообщений. В корпоративном мире все большую популярность набирает оборот электронными письмами с приложениями.

Источник: https://1001student.ru/obshhestvoznanie/vidy-pisem.html

Как увеличить число клиентов при помощи информационных писем?

Уведомительное письмо пример

Email – гибкий инструмент, что позволяет использовать его не только для стандартных проморассылок. Существует несколько видов email рассылок, грамотное применение которых позволит получить максимальный эффект. В их числе:

  • Триггерные;
  • Транзакционные;
  • Промописьма;
  • Информационные.

Поскольку далеко не все знают о том, что такое информационные письма, мы решили вам о них рассказать подробнее.

Это сообщения, целью которых не является непосредственно продажа товара или услуги компании.

Они содержат полезную для получателя информацию, а значит, их будут открывать! Что в этом случае происходит? Увеличивается доля активных читателей, а значит, улучшается качество контактной базы.

Вашему бизнесу нужны такие письма не только по описанной выше причине. Пусть это не очевидно на первый взгляд, но цель их использования – увеличение конверсии от email канала.

У некоторых компаний стратегия маркетинга целиком выстроена на информационных письмах. Но чаще их используют комплексно, вместе с проморассылками.

В таком случае удается сделать продажи менее агрессивными, получатели писем успевают отдохнуть от коммерческих предложений, но при этом не забывают о существовании компании.

Несмотря на то, что информационные письма обычно не содержат call to action типа “купи здесь и сейчас”, из них тоже приходят на сайт пользователи, которые становятся реальными клиентами.

Как информационные письма превращают подписчика в клиента

Что нужно, чтобы у получателя email письма возникло непреодолимое желание приобрести товар или воспользоваться услугами компании? Эксклюзивный товар или лучшая цена.

Но сделать предложение от которого трудно отказаться, возможно не всегда, так как конкуренты тоже не сидят, сложа руки, изучают рынок и в любой момент могут снизить цену или расширить ассортимент.

Чтобы купили именно у вас, необходимо завоевывать доверие аудитории, и для решения этой задачи стоит использовать емейл рассылки информационных писем. Поскольку общаясь с подписчиками на интересные им темы вы тем самым зарабатываете авторитет и лояльность.

О чем писать в информационных письмах

Письма такого рода должны содержать полезный и интересный для пользователя контент. Повод для отправки информационного письма можно найти всегда. Это может быть:

  • Новостная рассылка, еженедельный или ежемесячный дайджест:

Пример дайджеста:

  • Сообщение с презентацией новых материалов вашего блога, если такой имеется у вас на сайте (если нет – нужно срочно завести):
  • Полезные рекомендации из серии “how to”, руководство пользователя. В таких письмах полезной будет gif анимация. Как говорится, лучше 1 раз увидеть, чем 100 раз услышать. Кроме того, показывая на анимированной картинке как выполнить ту или иную операцию, вы не только донесете мысль до адресата, но и избавите себя от необходимости использования пошаговых пространных описаний всего процесса:
  • Анонсы мероприятий, которые собирается проводить ваша компания.

Например, мы отправляли письмо-приглашение на email conference с составом спикеров и программой конференции. В футер этого сообщения добавили блок со ссылкой на документ с аргументами “почему стоит посетить эту конференцию”, который получателям оставалось только скачать, внести название своей компании / имя руководителя/ свои данные и показать лицу, принимающему решение:

  • Интересные материалы, которыми вы хотите поделиться с вашими подписчиками:
  • Важные для клиента изменения на рынке, в отрасли и т.д.:
  • Данные исследований в вашей отрасли:
  • Занимательные истории, связанные с использованием аналогичного продукта:

Информационные письма, приведенные выше в пример, показывают, что спектр применения данного инструмента достаточно широк.

В каком бизнесе работают информационные письма

Практически все компании, независимо от того, работают они в сфере В2В или В2С могут использовать информационные письма, адаптировав их контент в зависимости от особенностей продукта.

Основным видом коммуникации данный вид писем является для таких сфер деятельности как:

  • Новостные и развлекательные порталы. В данном случае такие письма работают на удержание аудитории, подогревают интерес и не дают подписчику о вас забыть.
  • Компании, работающие в сфере образования. Для этого бизнеса информационные письма значат очень много. Делясь знаниями с подписчиками, вы поддерживаете интерес к вашему проекту и привлекаете аудиторию на ваши платные мероприятия, курсы, семинары, проводимые как онлайн так и офлайн.
  • Консалтинговые компании. Ситуация кажется парадоксальной, но несмотря на то, что за свою экспертизу сотрудники таких компаний планируют получать деньги, существенный объем полезного контента нужно отдавать бесплатно. Почему? Во-первых, подписчики при желании смогут найти то, что им нужно на просторах интернета, так лучше пусть они находят его именно в ваших емейл рассылках, а во-вторых, когда им нужно решить конкретную задачу и потребуется ваш уникальный опыт, то обратятся именно к вам.
  • Для медицины и фармацевтики. Информационные письма – хороший инструмент для продвижения новых медикаментов. В частности, сообщения с описанием нового препарата, его эффективности и особенностей применения можно отправить на группу врачей соответствующего профиля. В примере, приведенном ниже, в письмо добавлены три кнопки CTA: эффективность, безопасность, удобство. Второе информационное письмо об этом препарате будет посвящено той характеристике, которую выбрал пользователь в предыдущем сообщении, кликнув по кнопке.

Во всех этих сферах общение с подписчиками создает компании репутацию эксперта и формирует доверие аудитории.

В дальнейшем, когда подписчик видит коммерческое предложение от компании, с письмами которой он хорошо знаком, ему легче принять решение о покупке.

И если возникает необходимость воспользоваться товаром или услугой определенного рода, то за покупкой обратятся с большей долей вероятности к продавцу, которому доверяют.

Информационные письма отправляют даже компании, работающие в сфере онлайн и оффлайн ритейла. Письма интернет-магазинов привлекают броским дизайном и анимацией:

Интернет магазин Zlato.ua сообщил своим подписчикам о розыгрыше и попросил поддержки:

У этой компании есть и другие информационные письма, теперь уже с интересными сведениями, которые помогут подписчикам при выборе ювелирных изделий:

На самом деле задачей этого конкретного письма была все-таки продажа: в его конце, уже после интересных и вдохновляющих фактов о бриллиантах, можно увидеть карточки товара. Но на первый план выступает информационная составляющая, и письмо получатели открыли именно из любопытства и желания узнать больше о бриллиантах и украшениях с ними.

Особенности создания информационных писем

Если сделать шаблон оформления информационных писем в нашем адаптивном редакторе заранее и сохранить блоки в личной библиотеке, в дальнейшем создание емейл сообщения не будет занимать у вас много времени. Все, что вам потребуется – это подготовить релевантный контент и красиво его преподнести.

Адаптивность письма нельзя недооценивать. По данным исследований портала Blue Hornet 70% потребителей сразу удаляют те сообщения электронной почты, которые некорректно отображаются на мобильном устройстве. Поэтому готовое письмо стоит протестировать, и только когда вы убедитесь, что оно выглядит хорошо, можно отправлять его через сервис рассылок

У нас есть профессиональные секреты, как оформить письмо, чтобы оно достигло цели, и мы готовы поделиться с вами этой информацией, чтобы ваши рассылки стали еще более эффективными.

Элементы информационного письма и актуальные варианты их оформления

Отправитель. Это первое, что увидят ваши подписчики, и во многом имя отправителя повлияет на готовность открыть письмо.

Информационные письма можно отправлять от имени компании, как и проморассылки, или же можно подобрать для них другой адрес, например, личный емейл менеджера по работе с клиентами, с корпоративным доменом, разумеется.

Последний трюк используют также и для триггерных писем, чтобы получатель почувствовал особое к себе отношение.

. Всего несколько слов, которые адресат увидит еще до открытия письма, и по ним будет определена целесообразность прочтения вашего сообщения. Поэтому над формулировкой темы стоит хорошенько подумать. Есть несколько рекомендаций, которые могут пригодиться для ее составления:

  • Вам наверняка есть что рассказать получателям, но парадокс заключается в том, что тема должна быть краткой. Сформулируйте основную мысль лаконично.
  • Первые 3 слова должны быть самыми емкими и информативными, так как именно их увидят получатели, просматривая письма в папке «Входящие».
  • Подчеркните ценность информации для получателя.
  • Если контекст позволяет, упомяните название компании.

Ниже приведены в качестве примеров темы информационных писем:

  • Полезные обучающие статьи, мероприятия и новости от Solomoto;
  • 5 советов о еде, которых вы не знали;
  • Бесплатные вебинары по защите бухгалтера и экономии на налогах;
  • Digital Digest #12-13-14. Главные цифровые новости весны;
  • Приглашение на Friend’s Day и новое в блоге;

Шапка. В ней должен содержаться ваш логотип, чтобы письма были узнаваемыми. Добавьте в верхней части письма меню, чтобы сделать удобным переход в нужный раздел сайта прямо из письма. Можно использовать сразу под шапкой узнаваемый основной баннер, по которому получатели смогут безошибочно идентифицировать вашу новостную рассылку:

Контент. Выделяйте заголовки и делайте отступы. Чтобы представленный в емейл сообщении текст (а его в информационном письме больше, чем в промо) воспринимался легко, важно расставить визуальные и смысловые акценты.

Футер. Хотите получить эффект вирусной рассылки? Добавьте в информационное письмо кнопки « с другом» или «Переслать». Не исключено, что подписчики ими воспользуются, особенно если контент был действительно интересным для вашей аудитории.

Если вы решили отправлять информационное письмо от лица представителя компании, а еще лучше, если автором письма является признанный эксперт в обсуждаемой теме, в футере можно разместить блок с его фотографией и контактной информацией. Такая подача привлечет внимание и повысит доверие к вашей компании. Например, вот футер письма от кулинарного портала:

Эти простые советы относительно того, как оформить информационное письмо, сделают ваше сообщение стильным и запоминающимся, оно будет выделяться на общем фоне и не останется незамеченным.

Не письмами едиными … можно информировать

Информационными могут быть не только письма. Программы для email рассылки предлагают своим пользователям и другие каналы коммуникации, например, СМС, Вайбер и web push. Поэтому смело можно экспериментировать.

В частности, для информационных рассылок хорошо подходят Push notifications. Этот канал позволит достучаться даже до той части аудитории, которая не слишком активно читает почту или вовсе не подписана на емейл сообщения.

Ниже приводится пример информационного Push уведомления:

Одно из преимуществ пуш сообщений – доступность данного канала. А еще – простота создания и отправки рассылки. Даже неподготовленный пользователь системы eSputnik легко справится с созданием пушей после ознакомления с инструкцией.

Дополняя емейл другими каналами, вы тем самым увеличиваете охват своей целевой аудитории. А вероятность того, что подписчик получит ваше сообщение и прочитает его, существенно увеличивается, так как вы предлагаете ему информацию именно в той форме и в том канале, где ему удобно с ней ознакомиться.

Наш сервис для емейл рассылки предоставляет возможность создания мультиканальных сценариев и комплексного использования сообщений разных типов для отправки информационных и промо уведомлений. Если вы еще не используете eSputnik на полную мощность, пришло время это сделать и получить максимум пользы для вашего бизнеса.

Источник: https://esputnik.com/blog/informacionnye-pisma-delimsya-poleznym-kontentom-i-vovlekaem-podpischikov

Образец письма клиенту » 15 шаблонов, как написать письмо клиенту

Уведомительное письмо пример

По данным британской Ассоциации прямого маркетинга, каждый фунт, вложенный в email-маркетинг в 2015 году, принес 38 фунтов прибыли. Хотите добиться таких же результатов, но не знаете, как написать письмо клиенту? Тогда используйте лучшие образцы писем клиентам, которые мы собрали для вас в этом обзоре.

I. Как правильно написать письмо клиенту
II. Письма клиентам: примеры и готовые образцы
1. Письма холодным клиентам
2. Письма-напоминания 
3. Письма после встречи
4. Если клиент не выходит на связь

Как правильно написать письмо клиенту

Вы думаете о клиентах постоянно, но это не взаимно. Чтобы завладеть их вниманием и опередить конкурентов, нужно регулярно напоминать о себе. Электронные письма отлично справляются с этой задачей. По мнению авторов блога Pipedrive, есть несколько хитростей, которые могут сыграть в вашу пользу:

  1. Терпение и еще раз терпение. Подводите потенциального покупателя к сделке постепенно, регулярно отправляя ему письма с ценной и интересной информацией.
  2. Согласуйте стратегию в рассылке писем клиентам с отделом маркетинга, чтобы не быть слишком назойливыми и не засорять ящик клиента повторной информацией.
  3. Используйте CRM-систему. Она упростит техническую сторону общения с клиентами ускорит работу с почтой.

CRM-система — это удобная программа, которая помогает вести учет клиентов и сделок, записывает все звонки, а также помогает удобно организовать переписку с клиентом.

Например, программа SalesapCRM интегрируется с почтовым сервисом (подключить можно неограниченное количество почтовых ящиков) и позволяет сохранять историю переписки прямо в карточке контрагента.

Если вам написал новый клиент, то создать карточку сделки можно прямо из входящего письма.

А теперь самое интересное: чтобы отправить клиенту письмо из CRM, вам даже не придется набирать текст. С помощью конструктора документов вы сможете создать набор писем на все случаи жизни и отправлять их клиентам в два клика. SalesapCRM сама подставит в письмо имя и другие данные клиента. Хотите узнать подробности? Тогда жмите сюда.

Читать по теме
Как написать продающее письмо для рассылки без копирайтера

Назад

Письма клиентам: примеры и готовые образцы

Мы составили подборку деловых писем клиентам, которые вы можете взять за образец. Вам останется лишь дополнить их деталями.

Письма холодным клиентам

1. Впервые пишете потенциальному клиенту? Отправьте такое короткое послание:

Тема письма: Возможно Вы — наш новый клиент

2. Расскажите потенциальному клиенту об успешном опыте сотрудничества с его конкурентами:

Тема письма: Не отставайте от конкурентов

3. Если на деловом мероприятии вы получили контакты потенциальных клиентов, отправьте им письмо-предложение такого образца:

Тема письма: Подробнее о нашей компании

Назад

Письма-напоминания

4. Через некоторое время после отправки письма клиенту с предложением услуг или дополнительной информации напомните о себе:

Тема письма: Хотите ли Вы что-то обсудить?

5. Если вы на цифрах можете показать эффективность вашего предложения, то  поделитесь ими в письмах клиентам компании. Факты убеждают лучше.

Тема письма: Несколько фактов, которые Вы могли не знать о [название компании]

6. Предложите клиентам пробный период или бесплатные образцы.Покупатели охотнее решаются на сделку, если предварительно протестируют продукт.

Тема письма: Подарок для Вашей компании

7. Если вы не уверены, что ведете переписку с сотрудником, уполномоченным вести переговоры, попросите его помочь достучаться до ЛПР:

Тема письма: Надеюсь, Вы сможете направить меня к нужному человеку

Назад

Письма после встречи

8. Используйте этот текст письма клиенту, если после встречи с ним вы хотите поинтересоваться его дальнейшими планами:

Тема письма: Ваши планы

9. После встречи с клиентом напомните ему о следующих этапах переговоров:

Тема письма: План действий на ближайшее время

10. Составьте такое письмо клиенту, если при встрече он хотел получить дополнительную информацию:

Тема письма: Информация по Вашему запросу

Назад

Если клиент не выходит на связь

11. Если клиент не ответил на телефонный звонок, используйте следующий образец написания письма:

Тема письма: Не смог связаться с Вами

12. Не дозвонились клиенту и оставили ему ое сообщение? Дополните его письмом следующего содержания:

Тема письма: Не дозвонился Вам

13. Если клиент упорно не отвечает по всем каналам, возможно, у него много дел. Воспользуйтесь таким шаблоном — найти пару секунд на ответ сможет даже очень занятой человек:

Тема письма: Требуется короткий ответ

14. Если хотите ненавязчиво напомнить о себе — поделитесь с клиентом информацией, которая будет ему полезна:

Тема письма: Полезная информация для Вашего бизнеса

15. Если клиент тянет с оплатой, напомните ему об этом:

Тема письма: Задержка оплаты

Эти шаблоны сэкономят вам время для реального общения с клиентами. А чтобы добиться большего эффекта, автоматизируйте создание и рассылку шаблонов через SalesapCRM. Зарегистрируйтесь в системе прямо сейчас — это бесплатно и займет всего пару минут.

Назад

Внедрите SalesapCRM — систему, которая помогает сотрудникам избегать ошибок,
а вам — зарабатывать больше!

  • checkзахват заявок с сайта, почты и соцсетей;
  • checkавтоматизация процессов и аналитика;
  • checkкалендарь для записи клиентов;
  • checkкалькулятор стоимости услуг;
  • checkшаблоны документов и писем;
  • checkIP-телефония, e-mail- и sms-рассылки.

Любовь Аброськина

e-mail письма клиентам шаблоны

Источник: https://salesap.ru/blog/shablony-pisem-klientam/

Деловая переписка: примеры и образцы писем

Уведомительное письмо пример

Деловое письмо – это один из главных инструментов общения в любом бизнесе. Правильно составленное деловое письмо поможет создать положительное впечатление о компании. А одно неграмотно написанное письмо способно убить вашу всю репутацию. О правилах деловой переписки мы уже писали, теперь давайте посмотрим на конкретные примеры деловых писем.

Образцы деловых писем

Типов деловых писем много — деловые предложения, письма-претензии, письма-благодарности, письма-отказы, сопроводительные письма, гарантийные письма, информационные и так далее. Принципы их составления практически не отличаются друг от друга. Посмотрите еще раз на правила написания деловых писем, чтобы не допускать ошибок.

Образец письма-ответа

Это наглядный пример того, каким может быть вежливое письмо, содержащее отказ:

Примеры писем на английском в деловой переписке

Высоким уровнем владения английским языком обладают, увы, не все. И часто менеджеры несколько теряются, когда им нужно написать деловое письмо на английском языке.

Если даже на русском люди в переписке не всегда могут понять друг друга, то что тогда говорить об иностранном языке? Лучшим выходом в этой ситуации будет поиск похожих писем и употребление в своем письме подходящих из них фраз.

Вот для примера три образца деловых писем на английском языке: письмо-благодарность клиенту, письмо с выяснением условий сделки и письмо-ответ на предложение о покупке. В каждом файле представлен вариант письма на английском языке и его перевод на русский.

Скачать письмо-благодарность клиенту на английском.
Скачать письмо с условиями сделки на английском.
Скачать письмо-ответ на предложение о покупке на английском.

Структура делового письма

Четкая структура – это обязательная характеристика делового письма. Она поможет получателю быстрее понять смысл написанного и уменьшить время на его прочтение. Деловое письмо состоит из таких основных частей:

1. Заголовок (тема письма). В заголовке письма следует писать его краткую цель или суть. Здесь нельзя использовать какие-то абстрактные фразы. Адресату по одному только заголовку должно быть ясно, о чем письмо. Например, «Об изменении цен на поставку продукции» или «Деловое предложение о торговом сотрудничестве с компанией XXX».

2. Приветствие. Традиционным в деловых письмах считается приветствие «Уважаемый + Имя Отчество!». Однако, использовать имя не обязательно. Можно также обратиться к адресату через его должность: «Уважаемый господин директор!».

Однако, учтите, что обращение по имени несколько уменьшает психологическую дистанцию и подчеркивает налаженность деловых отношений. Если письмо адресуется группе лиц, то допустимо писать «Уважаемые дамы и господа!», «Уважаемые партнеры!» и так далее.

Использование сокращений «г-н», «г-жа» или инициалов воспринимается как проявление неуважения, поэтому старайтесь этого избегать.

3. Изложение цели написания письма, его сути, главной мысли. Это основная часть письма. Здесь вы пишете непосредственно о самой причине написания письма.

4. Ваши предложения по решению данной проблемы, рекомендации, просьбы, жалобы. Деловые письма почти всегда предполагают определенную реакцию адресата (кроме чисто информативных писем). Поэтому важно описывать не только саму проблему, но и предлагать свои варианты ее решения.

Если вы пишете жалобу, то попросите принять соответствующие меры, если делаете предложение сотрудничества, то опишите его возможные варианты. Словом, получатель вашего письма должен не только понять «что» вы от него хотите, но и понять «как» вы предлагаете это осуществить.

Тогда это будет настоящим деловым письмом.

5. Краткий итог и выводы. В самом конце можно подвести итог всего вышесказанного. Однако, сделать это очень кратко не всегда удается.

В таком случае, писать в несколько предложений то, что вы и так описали в первых двух абзацах, не стоит. Помните, что лучший друг делового письма – это краткость.

Поэтому в большинстве случаев достаточно ограничиться фразами «Надеюсь на успешное сотрудничество», «Жду Вашего ответа по данному вопросу» и так далее.

6. Подпись. Подписывается деловое письмо должностью, именем и фамилией отправителя с традиционной фразой «С уважением».

Возможны и другие варианты: «С наилучшими пожеланиями», «Искренне Ваш» и так далее, в зависимости от близости вашего контакта с получателем.

Фраза «С уважением» является самой универсальной, поэтому если сомневаетесь, как будет уместнее подписаться, то используйте эту фразу и точно не промахнетесь.

Также не лишним будет добавить в подпись варианты контактов с вами: другие email-адреса, рабочие номера телефона, skype. Польза этого не только в том, что получатель при желании сможет быстро связаться с вами удобным ему способом, но и в том, что так вы продемонстрируете свою открытость и готовность к общению с адресатом.

И не забывайте, что официальное письмо – это прежде всего документ. Поэтому пренебрегая правилами его составления, вы безвозвратно губите репутацию своей компании и себя как специалиста.

Источник: https://dengodel.com/management/406-delovaya-perepiska-primery-pisem.html

Как составить информационное письмо

Уведомительное письмо пример

Posted On 07.01.2021

Образцы формы бланки формуляры документов

Образец информационного письма

Помощник бессознательно получает мнение о заявителе, что вложил собственные взгляды, просматривая обращение и его мысли. Фактически заявление это заменитель личности обращающегося. Это является критично существеннымв проблемах, если ответ формируется от внутреннего состояния. Получить нужный документ у специалиста стоит существенных затрат. Потому что это имеет огромное значение.

Информационное письмо является некоммерческим деловым письмом, основная цель которого — реклама, информирование, извещение о сотрудничестве в дальнейшем, о сроке, на протяжении которого действует договор, о главных аспектах экономической деятельности компании, о продукции, изготовляемой компанией и т.д.

Информационное письмо зачастую выступает в качестве маркетингового инструмента, с помощью которого осуществляется продвижение продукции компании, привлечение новых клиентов и увеличение объемов продаж или же доносится информация до сотрудников компании о расширении или же о других новостях, связанных с жизнью организации.

Объем информационного письма, как правило, колеблется от одного небольшого абзаца до нескольких листов. В основном, информационные письма подписывают руководители организаций, и в случае рассылки большому количеству людей (к примеру, всем клиентам компании) могут и вовсе не содержать подписи руководителя.

Очень часто информационные письма имеют типовой характер. Они часто содержат предложения и рекомендации или дословно приводят отдельные положения из нормативных правовых документов.

Также информационное письмо может содержать приложения (определенные вложения с дополнительной информацией).

Правила для оформления информационных писем соответствуют общепринятым правилам по оформлению деловых писем.

Как же грамотно составить информационное письмо в официальном стиле?

Оформление информационных писем осуществляется в соответствии с установленными правилами деловой переписки, их структура полностью соответствует общепринятой структуре делового письма, написанного в официальном стиле.

Зависимо от конечной цели информационного письма, написанного в деловом стиле повествования, выделяют такие его разновидности:

  • письмо-сообщение об определенном событии (уведомление, извещение) – о замене цен, о замене директора, о перемене реквизитов компании, о проведении деловых переговоров, об отгрузке со склада продукции и т.п.;
  • письмо-заявление об определенных намерениях адресанта;
  • письмо как подтверждение о получении с оптового склада товара, о переводе денежных средств, о подписании документов, о принятии заказа в обработку;
  • письмо-напоминание о необходимости выполнения обязательств;
  • рекламное информационное письмо для рекламы продукции или услуг; также сюда относят информационные письма о деятельности и о событиях в компании.
  • Зачастую к информационному письму прилагают сопроводительное письмо, в котором информация в развернутом виде предоставляется более детально, а также по отдельным положениям законодательных или других нормативных правовых документов.

    Подписывает в обязательном порядке информационное письмо председатель компании, а иногда – его заместитель или секретарь. В случае рассылке писем в большом количестве часто используют факсимиле.

    Образец составления информационного письма вы можете скачать, перейдя по ссылке.

    Как написать информационное письмо

    Оформление информационного письма осуществляется согласно установленных для деловой переписки правил, его структура соответствует общей структуре делового письма.

    В зависимости от цели информационного письма, выделяют следующие его разновидности:

  • письмо-сообщение (извещение, уведомление) – о смене цен, директора, реквизитов компании, о проведении переговоров, об отгрузке продукции и т.п.;
  • письмо-заявление – о каких-то намерениях адресанта;
  • письмо-подтверждение – о получении товара, денежных средств, документов;
  • письмо-напоминание – о выполнении обязательств;
  • рекламно-информационное письмо – реклама продукции, услуг; сюда также относится информационное письмо о компании.
  • Часто к информационному письму прилагается сопроводительное письмо, где информация предоставляется в развернутом виде и более детально, а также отдельными положениями законодательных и других нормативных правовых документов.

    Подписывает данное письмо руководитель компании, иногда его заместитель или даже секретарь. В случае массовой рассылки (в большом количестве) можно обойтись без подписи либо использовать факсимиле.

    Информационное письмо

    По своей сути информационное письмо является служебным документом и представляет собой официальное сообщение определенных сведений в письменной форме.

    Пример составления

    Обычно такие письма имеют типовую форму и рассылаются определенными властными органами или организациями. Так, это органы государственной власти самых различных уровней, рассылающие письма подведомственным им организациям, в том числе, и определенного типа.

    Что касается содержания письма, то его текст обычно – это выдержки из нормативно-правовых актов, предложения, касающиеся деятельности подведомственной организации или учреждения, рекомендации.

    Любое информационное письмо может сопровождаться всеми необходимыми приложениями, раскрывающими его содержание. Один абзац или даже несколько страниц текста – объем документа может варьироваться. За некоторыми исключениями подписывается такой документ руководителем организации, направляющей письмо. Его оформление осуществляется на специальном бланке.

    Письмо содержит определенные реквизиты, к которым относят:

  • Адресата с указанием его данных.
  • Наименование организации, ее необходимые справочные данные.
  • Заголовок к основному тексту письма.
  • Отметка об исполнителе.
  • Код организации.
  • Код основания постановки в налоговых органах на учет, ИНН, данные ОГРН.
  • Дата составления письма и регистрационный номер в книге учета корреспонденции.
  • Подпись.
  • Скачать образец информационного письма (Размер: 32,5 KiB | Скачиваний: 2 437)

    , ,

    Следующие статьи:

    Информационное письмо – некоммерческое деловое письмо, основной целью которого является информирование, реклама, извещение о дальнейшем сотрудничестве, о сроке действия договора, об аспектах деятельности компании, продукции компании и т.п. Информационное письмо может выступать в качестве маркетингового инструмента на пути продвижения продукции компании, привлечения новых клиентов и увеличения продаж.

    Поделиться:
    Нет комментариев

      Добавить комментарий

      Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.